Evant Organizer atau yang dikenal dengan EO merupakan penyelenggara acara atau jasa profesional penyelenggara acara yang akan membantu anda untuk mensukseskan beragam acara. Dengan menggunakan jasa EO maka acara yang anda inginkan bisa berjalan dengan baik. Keberadaan EO di masyarakat sangat penting, karena anda tidak perlu khawatir menyiapkan acara sendiri,semua hal yang anda butuhkan untuk menyelenggarakan acara tersebut terbantu dengan adanya EO. Sebelum anda memilih EO, anda perlu tahu terlebih dahulu macam-macam EO (Evant Organizer), sehingga anda bisa memilih jasa mereka sesuaikan dengan macam-macamnya.

Tugas dan Macam-macam EO

EO memiliki tugas utama sebagai pengorganisir acara secara keseluruhan dari mulai awal hingga akhir, sehingga anda sebagai klien tidak perlu mengurus acara tersebut, hasilnya dari keseluruhan acara pastinya juga lebih bagus dibanding mengerjakan sendiri. Namun walaupun sebuah acara dipersiapkan oleh EO, seorang klien juga memiliki tanggung jawab yang besar untuk mensukseskan acara, sehingga EO merupakan busines partner. Sebelum kita membahas lebih detail penting untuk mengetahui apa saja kedudukan orang-orang yang ada didalam EO ini, antara lain :

• Producer

Producer EO memiliki peran yang sangat besar, memiliki tanggungjawab kepada klien yang mengadakan sebuah acara, merekamembuat rencana, strategi evant atau acara yang akan dilakukan, anggaran acara keseluruhan, mengkoordinasi semua pelaksanaan, bertanggung jawab terhadap kualitas acara, memiliki tanggung jawab juga dalam kelancara sebuah acara, memiliki tugas mengontrol jalannya persiapan, memutuskan masalah jika ada hal yang dipermasalahkan beserta memberi solusi, merangkum semua laporan sebagai bahan untuk evaluasi dan lain sebagainya.

• General affairs

Adalah bagian yang akan siap membantu producer, memiliki tugas antara lain memeriksa selurih persiapan administrasi baik teknis maupun non teknis, menyusun data laporan disetiap devisi  untuk dijadikan evaluasi, mencatat seluruh persiapan acara hingga hari pelaksanaan, dan memeriksa semua kesiapan semua sarana dan prasarana yang mendukung acara.

• Finance

Finance juga memiliki tugas yang akan membantu producer berjalan dengan baik, tugas dari finance antara lain memiliki tanggung jawab kepada producer dalam semua aspek yang bersangkutan dengan keuangan, finance bekerjasama dengan produser dan kepala devisi lainnya untuk menyusun event, tugas lainnya adalah menyusun skala prioritas pengeluaran dana, mengarsipkan semua laporan yang berkaitan dengan pengeluaran keuangan, dan masih banyak lagi yang terkait dengan masalah keuangan.

• Traffic

Bagian traffic juga akan membantu producer untuk mewujudkan acara yang diinginkan, adapun tugas dari traffic adalah mengupdate dan juga mengumpulkan semua info dan data yang berkaitan dengan event, membantu dan memfasilitasi semua produksi acara, merangkum info, jadwal kerja keseluruh bagian EO seperti panitia, manajemen venue, manajemen artis dan pihak lainnya seperti polisi dan lain sebagainya.

• Production division

Untuk devisi ini memiliki tanggung jawab dalam hal perencanaan, design, serta budget pelaksanaan produksi juga tenaga produksi. Tugas produksi juga meliputi menyiapkan semua data yang berkaitan dengan spek dan skala produksi, lokasi acara atau venue, pengisi acara, dan lain sebagainya. Production division sangat penting dan memiliki peran besar, didalam devisi ini semua hal yang diproduksi harus ada sesuaikan dengan jadwal acara, karena jika mengalami keterlambatan atau lainnya maka akan mempengaruhi proses acara. Dalam devisi produksi ini harus mempertimbangkan berbagai hal, keamanan harus diperhatikan dengan baik, karena ada banyak hal resiko saat pengerakan produk yang akan digunakan dalam acara. Didalam production division terdapat beberapa panitia yang menduduki sebagai production manager, memiliki tugas bertanggung hawab dalam mengkoordinir teknis produksi, menyusun rencana keseluruhan tentang producsi, membuat jadwal teknis produksi, berkoordinasi dengan stage manager, dan masih banyak lagi lainnya.

• Stage manager

Memiliki tanggungjawab atas semua acara yang ada diatas panggung, memiliki tanggung jawab penuh atas semua sarana yang ada diatas panggung, memiliki jalan keluar atau solusi terbaik jika ada masalah diatas panggung, melakukan plooting pelalatan band jika dibutuhkan, berkoordinasi dengan production manager atas semua hal yang dibutuhkan diatas panggung, memperhatikan semua hal yang bersangkutan dengan pengisi acara, memeriksa kelayakan panggung, menata panggung beserta semua peralatan yang ada didalamnya, membantu pengamanan panggung, dan masih banyak lagi lainnya.

• Productions Runners

Untuk bagian productions runners memiliki peran membantu production manager, seorang production runners harus memiliki surat ijin mengemudi yang berlaku selama menjalankan tugasnya, dan masih banyak lagi tugas lainnya.

• Back stage facilities

Memiliki tugas untuk membantu production manager untuk mempersiapkan fasilitas kerja dibelakang panggung, menjaga kerapihan dan kebersihan area yangada dibelakang panggung, mengindentifikasi semua kebutuhan yang ada dibelakang panggung, memastikan bahwa semua kebutuhan dibelakang panggung komplit dan lengkap untuk digunakan,

• Back stage security

Dilihat dari namanya kita bisa menebak tugas dari bagian ini, tugas dari back stage security adalah mengamankan area produksi saat acara berlangsung, menjaga area vital, mengamankan jalan masuk dan keluar, dan masih banyak lagi lainnya.

Dan masih banyak lagi divisi lainnya yang ada didalam EO, ada production design team, stage builder supervisor, generator operator, pyrotechnis, multimedia operator, front house division, dan masih banyak lagi lainnya. Dengan memilih EO terbaik maka acara yang diinginkan berjalan dengan baik.

Macam-macam EO (Event Organizer)

Keberadaan EO sangat membantu untuk melaksanakan event atau acara yang diimpikan berjalan dengan baik, dengan menggunakan EO anda tidak perlu bingung mencari dan mewujudkan konsep impian anda, anda cukup menjelaskan kepada mereka konsep apa yang ingin anda lakukan, segala sesuatu akan dilakukan oleh EO sendiri. Untuk mewujudkan acara yang diimpikan dengan bantuan EO memang tidak murah, anda harus merogoh kocek yang dalam, namun hasil acara yang akan anda dapatkan tidak akan mengecewakan. EO membantu kita mewujudkan acara atau event penting dalam kehidupan anda, berikut ini adalah macam-macam EO (Event Organizer) yang harus anda ketahui :

• Musik dan hiburan

Jenis EO satu ini sering sekali kita jumpai, dikota-kota besar acara ini sudah biasa diselenggarakan, baik acara musik dan hiburan yang ada di tempat indoor maupun outdore. Biasanya event organizer tidak hanya menyediakan tempat dan merancang acara, namun EO biasanya yang melakukan penawaran dan komunikasi dengan piha artis yang akan diundang, mereka akan mendiskusikan konsep, desian panggung, tanggal dan lainnya. Selain itu biasanya EO juga memiliki peran dalam mencari sponsor, mitra dan partner kerja agar event yang diselenggarakan sukses.

• Pesta pernikahan

Pernikahan adalah moment satu kali dalam hidup, sehingga sebagian besar masyarakat ingin menyelenggarakan moment ini dengan meriah dan berkesan. Untuk menyelenggarakan pernikahan yang diimpikan dibutuhkan bantuan orang lain, jika anda sendiri menyiapkan segala hal sendiri maka akan sangat kesusahan dan merepotkan, salah satu jalan keluar yang bisa anda coba adalah dengan menggunakan jasa EO. Dengan bantuan dari event organizer maka pernikahan yang diharapkan akan berjalan dengan sukses.

• Meeting, incentive, convention, dan exhibition

EO sebenarnya adalah sekelompok orang yang membantu dalam mempersiapkan segala hal dalam acara formal, namun sekarang ini EO tidak hanya mengambil acara formal saja, namun ada banyak acara semiformal yang dilakukan oleh EO.  Dan diantara acara formal yang bisa anda lakukan untuk meminta bantuan dari pihak EO antara lain meeting, walaupun cukup sederhana dan tampak mudah, tetapi meeting dan lainnya juga membutuhkan persiapan, acara juga diharapkan sukses.

• Pesta ulang tahun

Event lainnya yang bisa menggunakan EO adalah menyelenggarakan pesta ulang tahun, apalagi bagi anak yang berusia 17 tahun merupakan moment penting bahwa mereka sudah menganjak dewasa, orang tua biasanya akan meminta EO untuk menyelenggarakan pesta yang diinginkan.

• Peluncuran produk baru

Bagi perusahaan atau personal yang meluncurkan sebuah produk baru, maka dibutuhkan acara tepat agar produc baru tersebut dikenal banyak masyarakat. Untuk melaksanakan acara ini dibutuhkan persiapan dan pelaksanaan yang berhasil, sehingga keberadaan EO sangat dibutuhkan.

• Seni dan budaya

Event organizer juga biasa digunakan dalam acara seni dan budaya yang sering dilaksanakan dibalai budaya atau kantor budaya, apalagi festival budaya biasanya memiliki rangkaian acara yang cukup luas hingga berhari-hari, sehingga sangat disarankan untuk menggunakan jasa EO.

• Tour wisata

Sering sekali kita jumpai diperusahaan besar, lembaga pemerintahan, perusahaan, atau instansi lainnya yang melakukan tour wisata, selain menggunakan piihak tour wisata sendiri ternyata banyak juga masyarakat yang menggunakan jasa dari EO, sehingga semua hal yang dibutuhkan dari sebelum pemberangkatan berwisata hingga kembali dari wisata adalah tanggungjawab dari EO. Dengan menggunakan jasa EO maka penyelenggara tidak perlu repot-repot untuk mempersiapkan hal-hal yang dibutuhkan.

• Seminar kepemimpinan

Ketika lembaga atau instansi anda ingin mengadakan seminar maka anda juga bisa menggunakan jasa dari EO, bahkan anda juga memiliki kesempatan besar untuk mendapatkan tas seminar dari EO.

Selain mengetahui macam-macam EO (Event Organizer) penting juga mengetahui kira-kira keuntungan apa yang akan kita dapatkan. Berikut ini adalah keuntungan yang bisa kita dapatkan dengan menggunakan EO :

• Anggaran akan lebih terkendali

Ketika anda memantapkan hati untuk memilih EO, maka anda bisa berkonsultasi secara langsung tentang anggaran yang dibutuhkan. Biasanya EO yang sudah profesional dan paham tentang bidangnya mereka paham dan tahu estimasi dana yang dibutuhkan, EO mampu membantu anda mengetahui harga hal-hal yang dibutuhkan dalam acara tersebut, dengan begitu maka anggaran bisa dibayangkan dan dikira-kira, sehingga anggaran anda akan lebih terkendali.

• EO lebih detail dalam segala hal

Keuntungan lainnya yang akan anda dapatkan adalah acara anda akan lebih sukses, apalagi EO tidak akan melupakan hal-hal kecil yang penting dalam suatu acara.  Sangat berbeda jika acara disiapkan sendiri, biasanya ada banyak hal kecil yang terlupakan.

• Tema lebih tepat

Bagi anda yang memiliki tema dalam sebuah event yang akan anda selenggarakan, biasanya tema dengan kenyataan atau prakteknya berbeda, namun jika anda menggunakan jasa EO anda akan mendapatkan tema yang sesuia dengan selera anda.

• Fleksibilitas

Bagi anda yang sibuk tidak memiliki jadwal yang longgar maka EO adalah jalan keluar yang paling tepat.