Merancang sebuah event bisa saja terasa mudah bagi orang lain. Inilah mengapa hampir tiap saat kita bisa menemukan sebuah event yang digelar di dekat tempat tinggal, seperti event komunitas, event keluarga hingga event besar yang membutuhkan biaya besar serta massa dalam jumlah banyak. Mengelola acara agar sukses memang bukan perkara mudah. Dibutuhkan strategi agar event nantinya dapat berjalan sesuai harapan, memberi kesan baik pada penonton serta menjadi acara yang ditunggu-tunggu atau bahkan meraup banyak untung.

Kunci Sukses Membuat Event Besar

Pengelola acara seperti halnya event organizer mungkin takkan kerepotan karena sudah punya pengalaman, tapi bagaimana dengan orang yang masih terbilang baru? Agar setiap event sukses, berikut 12 hal yang perlu kamu lakukan.

1. Tim Kerja Yang Solid

Sebelum merancang tema dan merencanakan hal-hal lain, kesuksesan event harus didasarkan pada sebuah tim yang solid. Memilih siapa-siapa saja orang yang bergabung dalam tim adalah kunci sukses sebuah event yang kadang sering terlupakan. Semua anggota tim hendaknya memiliki visi serupa dalam mensukseskan event sehingga dapat bersinergi serta memiliki kapasitas sesuai bidang masing-masing. Ada banyak event yang berantakan disebabkan buruknya tim pengelola. Namun, tidak sedikit kesuksesan event bertumpu pada kesolidan tim yang menangani acara tersebut. Membentuk tim yang solid dengan mengumpulkan orang-orang terbaik di bidangnya harus jadi fokus utama sebelum event itu sendiri direncanakan.

2. Pembagian Tugas Secara Jelas

Jika teamwork telah ditetapkan, selanjutnya buatlah rencana pembagian tugas. Lakukan hal ini secara jelas sehingga semua orang paham akan posisi, hak dan kewajibannya masing-masing. Kita tentu tidak asing dengan istilah “the right man in the right place” yang merujuk pada pengertian “orang yang tepat di posisi yang tepat”. Pembagian tugas disesuaikan kapasitas kemampuan dan kompetensi dari masing-masing anggota tim. Kita bisa melihat latar belakang dari anggota tim tersebut sebelum menyerahinya kewajiban untuk satu posisi dan bertanggungjawab akan tugas tertentu. Pembagian tugas yang dilakukan dengan jelas ini akan membuat pekerjaan bisa diselesaikan sesuai tenggat waktu dan sesuai dengan keinginan.

3. Buat Anggaran

Ketika merencanakan event, kita tidak boleh lupa untuk melakukan budgeting. Tujuannya adalah agar kita mendapat gambaran berapa biaya operasional yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan event tersebut. Buat list semua hal yang diperlukan demi terselenggaranya acara, mulai dari pemesanan tempat seperti gedung pertemuan, pesan snack box, sound system, peralatan lain sampai membayar tenaga kerja. Perkirakan berapa biaya yang dibutuhkan untuk semua hal di atas. Jika kita sudah mengantongi perkiraan biayanya, akan lebih mudah dalam mengurus pengeluaran guna terselenggaranya event.

Berikut beberapa pengeluaran utama untuk penyelenggaraan event:

1. Sewa lokasi, bisa berupa gedung pertemuan, kantor pemerintah hingga lapangan. Sesuaikan dengan skala event dan berapa banyak orang yang hadir nantinya. Lakukan survey ke tempat-tempat yang dipiih agar kita tahu persis apakah tempat tersebut mampu menampung kapasitas semua orang yang hadir serta apakah sesuai dengan konsep acara yang diusung atau tidak. Pastikan pula lokasinya strategis atau mudah dijangkau. Ini akan berimbas pada kesuksesan event karena semakin mudah akses ke lokasi, orang-orang akan makin tertarik untuk mengunjunginya.
2. Konsumsi. Tiap event umumnya akan turut menyediakan konsumsi untuk semua tamu yang hadir. Konsumsi bisa berupa makanan berat maupun snack, atau bisa juga kombinasi dari keduanya. Sesuaikan jumlah porsi konsumsi dengan jumlah tamu yang hadir. Jika staff juga mendapat jatah konsumsi, maka sesuaikan pula jumlahnya.
3. Aneka peralatan yang dibutuhkan, seperti sound system, laptop, kamera, proyektor dan lain-lain yang sekiranya akan diperlukan nanti. Acara mungkin akan butuh kursi dan meja apabila tidak disediakan oleh pihak pengelola gedung yang disewa. Jika acara diselenggarakan outdoor, akan dibutuhkan karpet. Sesuaikan jumlah kursi atau luas karpet dengan jumlah tamu yang hadir.
4. Uang keamanan.
5. Uang untuk para staff yang ikut membantu terselenggaranya acara. Biasanya mereka akan turut mendapat upah sebagai “uang keringat”
6. Pengeluaran lain yang mungkin akan dibutuhkan sewaktu-waktu
7. Tema Acara

Jika tim kerja sudah terbentuk dan anggaran telah selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah menetapkan tema acara. Pastikan tema acara dibuat semenarik mungkin agar memancing rasa penasaran serta minat dari orang-orang. Tema juga harus memiliki visi yang jelas. Event yang unik akan dapat menarik perhatian lebih banyak orang dan pastinya berimbas pada kesuksesan acara tersebut. Visi yang jelas akan membuat event juga memiliki target serta tujuan yang jelas. Dalam menentukan tema event, sesuaikan jenisnya dengan segmen penonton yang dituju.

Segmen ini sendiri bisa dibedakan atas lokasi, usia, minat, jenis kelamin, latar belakang ekonomi, agama, pendidikan dan lain-lain. Proses segmentasi terbilang penting, karena makin spesifik penonton yang jadi sasaran, maka akan semakin mudah pula dalam melakukan promosi maupun pengelolaan acara. Dalam menyusun tema, dibutuhkan kreativitas sebagai modal utamanya. Usahakan untuk tidak mencontek acara-acara yang sebelumnya sudah pernah ada. Di sinilah dibutuhkan tim kreatif yang dapat berpikir out of the box alias di luar kebiasaan yang ada. Kita bisa mencari referensi sebanyak mungkin dan mengembangkannya dengan menambah ide-ide baru. Namun, tetap perhatikan apakah tema bisa sesuai budget atau tidak.

5. Waktu Pelaksanaan Yang Strategis

Kesuksesan sebuah event tak lepas dari pemilihan waktu serta tempatnya. Posisi menentukan prestasi tak hanya berlaku saat ujian saja namun juga ketika kita menjalankan sebuah event. Pemilihan waktu harus dilakukan dengan melihat kalender event yang disediakan dinas terkait di kota masing-masing. Jangan sampai waktu pelaksanaan event bertabrakan dengan event yang akan digelar pemerintah kota. Ini akan membuat event kita kalah saing atau bahkan sepi peminat, terutama apabila event milik pemerintah adalah agenda tahunan yang banyak ditunggu-tunggu. Cari waktu yang jaraknya cukup jauh dengan event lain. Lakukan juga survey lapangan untuk mengetahui adanya event yang akan dilaksanakan dalam waktu dekat.

Terkait waktu, kita juga harus pertimbangkan cuaca. Event yang dilaksanakan saat musim kemarau mungkin takkan terkendala banyak hal, selain cuaca panas yang membuat rasa gerah. Namun hal ini bisa diantisipasi dengan menggunakan kipas angin maupun blower. Lain ceritanya jika event diadakan bertepatan dengan musim hujan. Buat aneka alternatif solusi apabila nantinya ditemukan masalah terkait cuaca. Problem yang sering ditemukan terkait event di musim hujan ialah banjir, rembesan air hingga rusaknya peralatan sound system. Pastikan kita punya solusi untuk semua ini agar event bisa tetap berjalan dengan baik sesuai rencana semula. Kita bisa bersiap dengan segala kemungkinan terburuk serta cara-cara mengatasinya.

6. Rundown Sejak Jauh-jauh Hari

Perencanaan rundown sudah harus dilakukan sejak jauh-jauh hari. Salah satu kesalahan klasik dari penyelenggara acara ialah baru memikirkan rundown saat sudah mendekati hari H. Padahal, langkah ini justru akan membuat acara semakin berantakan dikarenakan persiapan yang kurang matang. Rundown berguna baik bagi anggota dalam tim maupun tamu undangan yang hadir dalam event. Anggota tim akan paham betul bagaimana alur acara dan arah acara tersebut. Sementara para tamu akan dapat menikmati jalannya acara dengan nyaman karena sudah terencana sejak jauh-jauh hari. Rundown yang jelas tidak akan membuat acara terkesan tumpang tindih sehingga lebih profesional.

Rundown ini sendiri umumnya dimulai dari acara pembukaan, acara inti, acara penutup dan hiburan-hiburan yang menyertai. Lengkapi susunan acara dengan durasi waktu yang dibutuhkan dan pengisi acara yang bertugas di dalamnya. Pastikan semua anggota tim paham akan rundown acara sehingga tidak terjadi miskomunikasi yang dapat mengakibatkan acara menjadi berantakan. Rundown terutama akan membantu alokasi waktu dan dana secara lebih efisien. Suksesnya acara terutama turut didukung rundown yang jelas dan dibuat dengan teliti. Jangan gegabah dalam membuat rundown karena harus disesuaikan pula dengan tema, budget hingga waktu yang dibutuhkan. Jika rundown sudah dibuat, akan lebih mudah bagi kita nantinya dalam menjalankan keseluruhan rangkaian acara.

7. Buat Timeline

Timeline termasuk pula sebagai salah satu kunci sukses dalam penyelenggaraan acara. Timeline akan membuat kita mengerti sudah sejauh mana persiapan dilakukan, apa saja yang masih kurang, apakah semua anggota telah melakukannya kewajibannya masing-masing atau tidak, seberapa matang persiapan yang telah dilakukan dan lain sebagainya. Buat daftar apa saja yang harus dilakukan masing-masing anggota tim lalu set tenggat waktu yang dibutuhkan. Pemberian tenggat waktu bukanlah untuk menekan tiap anggota tim, namun untuk memastikan tidak ada dari mereka yang menunda-nunda dalam melaksanakan kewajibannya. Lakukan pula follow up pada semua anggota tim. Tanyakan apa saja yang telah mereka lakukan serta apakah mereka menemukan masalah dalam tugas-tugas yang diberikan padanya.

8. Rencana A dan Rencana B

Selanjutnya, miliki rencana cadangan di samping rencana utama. Rencana cadangan dilakukan sebagai bentuk antisipasi akan kemungkinan terburuk yang bisa terjadi kapan saja. Sediakan selalu lebih dari satu rencana agar acara bisa tetap terselenggara walau terdapat beberapa halangan. Ketika rencana A tidak memungkinkan dilakukan, kita masih memiliki rencana B sebagai cadangannya. Pastikan rencana cadangan ini tetap bisa dilakukan walau mungkin akan sedikit menurunkan kualitas dari acara secara keseluruhan. Jangan langsung gunakan rencana B karena ini hanya rencana cadangan. Lakukanlah rencana cadangan apabila rencana utama tidak memungkinkan untuk dijalankan.

9. Buat Proposal Secepatnya

Proposal ialah data tertulis yang berisi semua rencana yang hendak dilaksanakan dalam sebuah event. Di dalam proposal akan turut termuat konsep acara, waktu serta tempat diselenggarakannya acara, tujuan dari diselenggarakannya acara, pembiayaan, tim kerja dan informasi-informasi penting lainnya. Ada sangat banyak manfaat yang bisa didapat dari pembuatan proposal. Di antaranya adalah panduan pelaksanaan event. Selain itu, proposal dapat pula digunakan dalam mencari dukungan dari berbagai pihak. Dukungan ini bisa dalam bentuk dana baik dari sponsor maupun donatur. Bisa juga untuk mencari dukungan non materi dari siapa saja yang berkepentingan atas event yang diselenggarakan.

Dukungan dana dari sponsor terutama akan dibutuhkan apabila acara yang digelar memiliki skala cukup besar. Agar bisa menarik sponsor, akan dibutuhkan kemampuan dalam pembuatan proposal yang menarik serta kreatif. Selain itu, kita juga harus bekerja keras dalam memasukkan proposal ke berbagai perusahaan maupun lembaga yang potensial dijadikan sebagai donatur atau sponsor. Proposal yang menarik akan menambah besar kemungkinan keberhasilan tim finansial dalam mengumpulkan dana dari para donatur serta sponsor. Dana yang cukup akan membuat acara bisa berjalan lancar sesuai rundown. Maka dari itu butuh kerja keras dalam menawarkan proposal kegiatan ke pihak-pihak terkait.

10. Manajerial Yang Baik

Manajerial event ialah salah satu cara dalam mengelola event supaya bisa berjalan lancar. Jangan menyepelekan hal-hal kecil apapun sejak masih dalam tahap perencanaan. Manajerial event akan memastikan acara terpantau dengan baik secara bertahap, mulai dari tahap perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan hingga evaluasi. Koordinasi antar tim perlu untuk dilakukan secara intens setidaknya dua kali dalam satu minggu. Saat dilakukan koordinasi inilah harus dilihat kemajuan dari masing-masing tim yang diberi tanggung jawab. Apabila terdapat tim yang menemui kendala, segera bantu agar tidak mempengaruhi kinerja dari tim yang lain. Manajerial event yang baik adalah salah satu kunci sukses event yang bersifat internal atau dari dalam.

11. Promosi Sesuai Segmen

Jika semua persiapan telah dilakukan, maka sebelum hari H yang perlu kita laksanakan ialah mempromoskan event tersebut. Promosikan event lewat beragam media yang bisa dijangkau target pasar, baik secara online maupun offline. Secara offline, cara yang bisa ditempuh adalah dengan memasang baliho, banner maupun spanduk di pinggir jalan raya yang sering dilewati pengguna jalan. Spanduk, baliho atau banner ini bisa dipesan di tempat percetakan. Pasang di lokasi yang strategis di mana ada banyak orang yang melewati dan melihatnya sehingga akan menjangkau publik yang lebih luas. Jangan hanya membuat satu spanduk saja melainkan beberapa buah dan pasang di lokasi yang berbeda-beda.

Isi informasi dalam spanduk di pinggir jalan itu ialah nama event, lokasi dan waktu tempat diselenggarakannya event, pembicara, harga tiket masuk dan lain-lain yang dianggap penting sehubungan dengan acara. Jangan memuat terlalu banyak informasi atau gambar agar bisa ditampilkan dalam satu spanduk. Ingat bahwa para pejalan kaki yang melintas biasanya hanya akan menghabiskan waktu kira-kira lima detik untuk membaca spanduk tersebut, jadi pastikan isi spanduk to the point, penting dan jelas.  Selain dengan menggunakan spanduk yang dipasang di pinggir jalan, promosi event juga dapat dilakukan secara online. Apalagi karena penggunaan media online kini sudah makin menjamur terutama di kalangan generasi muda, maka tak ada salahnya bagi kita untuk mengikutinya.

Promosi secara online bisa dilakukan dengan memasang banner di media sosial maupun halaman website atau blog. Bagikan banner ke lebih banyak orang agar ada semakin banyak segmen sasaran yang mengetahui akan adanya event tersebut. Usahakan jangan sampai melakukan spam dalam kegiatan promosi online. Kita terutama bisa menggunakan kekuatan sosial media agar penyelenggaraan event bisa semakin diketahui banyak orang serta menarik lebih banyak penonton. Promosikan dengan kata-kata yang menarik agar mengundang rasa penasaran orang lain.

Promosi event juga bisa dilakukan melalui media massa. Termasuk di antaranya adalah menggunakan radio maupun televisi. Tentu akan dibutuhkan biaya besar untuk menyewa slot iklan di radio lokal, namun tentunya kita akan menjangkau audiens yang lebih luas. Biaya slot iklan di televisi bahkan akan lebih mahal lagi, namun jangkauan audiensnya akan lebih luas lagi. Semuanya tentu kembali lagi pada kita, apakah kita rela mengeluarkan uang dalam jumlah besar demi suksesnya acara, atau menekan biaya modal dengan lebih bekerja keras dalam menjangkau segmen potensial. Anggaran iklan ini harus disesuaikan dengan budget agar tidak menjadi kendala karena pengeluarannya yang terlalu besar.

12. Hari H dan Post Event

Hari H ialah hari di mana event tersebut dilaksanakan. Biasanya, saat event sudah mulai berlangsung akan terasa mendebarkan karena hal ini adalah puncak dari segala persiapan sejak jauh-jauh hari sebelumnya.  Buang semua kekhawatiran yang muncul dan tetaplah fokus pada rencana serta rundown yang sudah dibuat sebelumnya. Berpikirlah secara positif agar kita tidak mencari kambing hitam apabila terjadi kendala dalam pelaksanaan event. Apabila semua perencanaan serta persiapan berjalan matang, maka dipastikan acaranya juga akan berlangsung lancar. Kita bisa menjalankan acara sesuai rundown yang telah dibuat di tempat dan waktu yang telah dipersiapkan.

Sementara yang dimaksud post event ialah fase terakhir setelah event telah selesai diselenggarakan. Lakukan evaluasi ketika tengah dalam tahap ini agar kita tahu di mana letak kekurangan dari acara yang dijalankan untuk lebih menyempurnakannya di masa yang akan datang. Acara evaluasi akan jadi acuan acara-acara lainnya ke depan agar bisa dibuat dengan lebih baik lagi. Kita dapat membuat laporan pertanggungjawaban atau LPJ secara rinci, dimulai dari proses perencanaan, ketika event berlangsung, penggunaan dana  dan lain-lain. Banyak orang yang tidak melakukan evaluasi dan menganggap tanggungjawab selesai saat acara telah berakhir. Padahal, evaluasi tetaplah penting untuk ke depannya agar kelak acara selanjutnya yang digelar akan lebih baik lagi dari berbagai aspek.

Memang, sekarang sudah banyak ditemukan event organizer yang bisa menangani pelaksanaan event. Kita cukup membayar jasa mereka dan kita bisa menghemat banyak waktu serta tenaga yang dihabiskan untuk mengurusnya sendiri. Akan tetapi, tidak semua orang memiliki cukup dana untuk menyewa jasa event organizer. Mau tidak mau, dalam berbagai kesempatan, kita sendirilah yang bertindak sebagai event organizer. Mengumpulkan orang-orang yang tepat dalam satu tim dan bekerja bersama demi kesuksesan event adalah kunci dari keberhasilan dilaksanakannya suatu event. Memang butuh keberanian serta kreativitas tinggi apabila hendak melaksanakan event sendiri. Akan tetapi justru di situlah letak tantangan serta keseruannya.

Selanjutnya, Anda harus bisa membentuk tim kerja solid, menentukan tema yang menarik, menentukan rundown, pemilihan tempat yang strategis, membuat anggaran biaya hingga evaluasi post event. Dengan mengikuti semua langkah di atas, diharapkan event yang dilakukan akan bisa sesuai keinginan dan harapan. Memang tidak mudah dalam mengadakan event sendiri apalagi yang memiliki skala menengah hingga besar. Namun tidak ada yang tidak mungkin selagi kita terus berusaha dalam mewujudkannya. Sinergi dari segala pihak akan bisa memudahkan proses pelaksanaan event dan membuatnya makin sukses. Event yang berjalan lancar tentu tidak hanya memuaskan para tamu yang hadir namun kita sendiri sebagai pengelola acaranya.

Perlu diketahui pula bahwa Anda mungkin akan gagal dalam penyelenggaraan event besar pertama. Jadi, catat dan belajarlah dari kesalahan yang pernah Anda lakukan agar tidak diulangi di masa depan.